Как не дублировать задачи и оптимизировать затраты с помощью игры

Чтобы начать меняться, нужно осознать необходимость в этом, иначе все изменения будут формальными. Если вы до сих пор считаете игры чем-то несерьезным и ненужным – попробуйте прожить игровой опыт и понять, какой именно составляющей недостает вашей команде, чтобы показатели эффективности резко возросли. Иногда для прорыва не хватает самой малости. Проживите игровой опыт так же ярко и эмоционально, как наши участники.

Задача. Командная игра для повышения эффективности.

Предыстория. Компания решила собрать на игру руководителей разных уровней: ведущие разработчики, тим лиды и руководители отделов. Хотелось получить ответы на один из самых важных вопросов бизнеса – что нужно улучшить, чтобы результаты возросли в разы.

Решение. Игра «Северная миссия» в очном формате.

Как оптимизировать работу компании максимально быстро? Найти, что максимально быстро улучшит ситуацию, то есть найти самое узкое место, устранив которое успех хлынет на полную мощность. Но такие знания не приходят просто так: нужно отправить участников в необычную новую ситуацию, где им откроются истины о них самих. Что может быть лучше, чем отправить коллег в «Северную миссию», где они должны будут справиться с непростыми испытаниями, попасть в критическую ситуацию, которая и подсветит, где узко и что сдерживает скорость решения задач и проблем.

Играли в два потока, а после игры была запланирована фасилитация, в ходе которой участники и назовут зоны роста. И это будет не «спущено сверху», а прожито, осознанно, проверено в деле. Игра – это модель, которая повторяет рабочие процессы, но это не осознается, поскольку участники вовлечены в метафору. Играющие только по окончанию могут понять: то, что сработает в игре, будет работать и в реальной жизни.

Для успеха мало самой игры, участники должны вовлечься и погрузиться. С хорошим тренером это не будет проблемой. А собравшимся достался один из лучших тренеров Mango! Games – Андрей Лапига. Именно его они выбрали для своей игры.

Участники хорошо восприняли игру и были готовы вовлечься буквально сразу. Если поначалу несколько участников (один-два человека) выразили некоторые сомнения в эффективности «детской игры», то уже через несколько минут все были заняты выполнением миссий, и это захватило каждого целиком.

Участники внимательно выслушали правила, и не раскачиваясь приступили: принимали решения, закрывали задачу за задачей, справлялись с ними быстро и четко, вошли в азарт и уже через полчаса все миссии были выполнены.

Коллеги хорошо поработали и с основными, и с дополнительными заданиями – для врача, психолога и капитана, и только приготовились радоваться успеху – как начался следующий этап игры: все это будет зря, если вышедший из строя фильтр не будет починен в течение ограниченного времени.

Новый поворот стал некоторым испытанием для слаженной команды: появились первые сложности с коммуникацией, участники не смогли договориться должным образом, возможно, немного волновались и спешили, и фильтры, которые получились, не на 100% соответствовали техническому заданию, что участники потом сами отметили в ходе фасилитации.

Игра шла динамично, участники демонстрировали умение быстро решать задачи, играли с удовольствием и «на позитиве».

Это был в основном мужской коллектив, в игре участвовала только одна девушка, которая проявляла активность и заботилась обо всей команде. Она сообразила попросить ведущего о поэтапном озвучивании правил, что помогло командам работать более последовательно и победить.

Оба потока выиграли, получили большое удовольствие от игры и взаимодействия друг с другом.

Трудно передать словами всплеск позитивной энергии, когда мячик наконец прокатился по созданному собственными руками фильтру!

Сборка фильтра была пиком эмоций, атмосфера была просто невероятна. Это было по-настоящему здорово. Конечно, всем понравилось. Тем более, что усилия были не напрасными – команды получили заслуженную победу.

Шумные, активные, эмоциональные, участники были такими громкими и звонкими, что сообщения, озвученные бизнес-тренером, работавшим без микрофона, иногда не могли услышать: приходилось переспрашивать или уточнять друг у друга. А в этой игре важна каждая секунда.

Творческая и позитивная атмосфера царила на протяжении всей игры. Хаоса не было, участники были последовательными и организованными, разве что немного увлекались и делали поспешные выводы. Может это и есть основные стопперы роста? Узнаем в ходе фасилитации.

А пока что участники полны азарта, жажды победы и радости от того, что все получилось.

Обмен позитивом и радость успешного завершения – и следующий тап мероприятия – разбор результатов.

В ходе фасилитации было сделано несколько выводов по результатам игры, которые были записаны на доску не для галочки. Это было пережитое, прочувствованное, то, что осознанно и глубоко принято каждым участником.

Игра действительно была очень похожа на работу: ежедневно приходится работать с большими массивами данных, при этом всегда не хватает каких-то правил и регламентов по коммуникации и что-то нужно создавать снова, с нуля, и этом процессе возникают трудности с распределением ролей и ресурсов.

Появились конкретные примеры из жизни и идеи по улучшению ситуации.
Для успеха нужно создавать и закреплять доверительные отношения, нужна централизация принятия решений, потому что без этого задачи дублируются, информация о том, что решение уже принято, не поступает ко всем участникам, его принимают снова.
Это были ключевые выводы из игры, которые коллеги перенесут в работу.

Чтобы прийти к этим выводам, участники хорошо поработали.

Они собрали сложности, которые чувствовались в игре и встречаются в работе:

• При управлении ресурсами возникают накладки.
• Нет единого реестра всей необходимой информации для принятия решений, единого коммуникационного центра.
• Иногда отсутствует обратная связь.
• Есть сложности в получении и фильтрации информации.

Эти сложности можно преодолеть, использовав решения, которые были найдены во время игры для преодоления таких же сложностей:

• Установка четких правил и регламентов.
• Четкое распределение ролей.
• Централизация принятия решения и разрешения конфликтов.
• Работа над атмосферой доверия.
• Приоритизация задач.
• Поддержка инициативы внутри команды.
• Подготовки к очным встречам.

Разобрали они и причины существующих сложностей – многозадачность, обрывы коммуникации, дефицит ресурсов. Поняли, что это решаемо путем приоритизации, делегирования, распределения ролей и качества встреч.

Работая в малых группах, участники вышли на проблемы и решения, которые повторялись чаще всего, и вывели для себя основные стопперы и основные принципы, которые помогут им стать эффективнее.

Актуальная, доступная всем упорядоченная информация, единый центр принятия решений и доверие – вот он, их рецепт ближайшего прорыва в повышении качества командной работы.

Мероприятие выполнило свои задачи, в эффективности игрового формата в компании теперь не сомневаются.