90 участников, 16 тренеров, 120 идей для совершенствования коммуникации в команде

Конфликтуют подразделения? Отправьте их на «Северную миссию»! Игру на коммуникацию можно проводить очно и онлайн с любым количеством участников. Узнайте, как прошла наша игра в онлайне на 90 участников, по результатам которой родилось 120 идей.

Задача. Повысить эффективность коммуникации в ходе деловой игры.

Предыстория. К нам обратился с запросом эйчар компании для проведения игры, которая помогла бы решить некоторые проблемы с коммуникацией между отделами.

Решение. Деловая игра «Северная миссия» в онлайн формате.

В компании Ozon каждый отдел, который не входит в головной офис, – это распределенная команда, сотрудники которой очень редко видятся между собой, с частотой примерно раз в год. Некоторые коллеги никогда друг с другом не виделись. В связи с тем, что сотрудники не находятся в постоянном контакте, между ними иногда возникают коммуникационные проблемы и случаи недопонимания. Намного проще подойти к коллеге и обменяться информацией, чем писать письма, особенно если вы работаете в такой крупной компании как Ozon, где каждое письмо должно соответствовать стандартной форме и отправляться через корпоративные каналы связи. Достаточно нетривиальный процесс, к которому нужно привыкнуть.

Поскольку компания занимается интернет-маркетингом, у нее есть отдел продакт-менеджеров, которые занимаются отдельными группами товаров или отдельными товарами - выводят их на рынок, ищут поставщиков или принимают заявки, и есть также отдел дизайнеров, занимающихся обустройством интернет-магазина – наполняют каталоги товарами, представляя их лучшим образом. В каждом из этих отделов работает большое количество амбициозных разработчиков и руководителей, которые работают с огромным количеством наименований товара, намного большим чем в обычном офлайн-магазине. Между продакт-отделом и отделом дизайна есть постоянная коммуникация: они задают друг другу вопросы по товарам, уточняют, выясняют, собирают информацию. В ходе коммуникации иногда возникают конфликты, а в тексте и даже в ходе видеозвонка бывает сложно донести некоторые важные аспекты ситуаций.

Текст не всегда интерпретируется сторонами одинаково, поскольку он безинтонационный. Наверняка, в каждой компании бывало подобное: вы пишете текст, вкладываете в него один смысл, а его воспринимают иначе, вкладывая в него свою интонацию. И возникают недоразумения.

Нередко подобное происходит и в коммуникации между этими двумя отделами. Чтобы наладить контакт и повысить качество обмена информацией, HR-руководитель обратился к нам. Нужно было показать на практике, что коммуникация может быть эффективной, если установлен протокол. Эффективность коммуникации также зависит от доверия между сторонами.

Эти два аспекта нужно было подсветить в ходе игрового опыта. Участникам нужно было помочь получить инсайты о том, что безусловное доверие – это хорошо, четкая и понятная коммуникация – тоже огромный плюс, и именно протоколы коммуникации – это ключ к эффективности взаимодействия.

Для нас этот проект был интересен тем, что участников было довольно много – более чем 90 и среди них даже не все знакомы друг с другом. В ходе игры нужно было и познакомить участников и достичь целей мероприятия – все это в ограниченное время и в онлайн-формате.

Для решения задачи заказчика мы предложили игру «Северная миссия». В этой игре участники коммуницируют друг с другом в рамках решения общей задачи и в условиях надвигающегося на их арктическую экспедицию бедствия.

В коммуникацию в механике игры специально заложены некоторые ограничения, которые усложняют процесс общения, и в то же время упорядочивают его. В онлайне коммуникация была возможна двумя способами – путем встречи один на один в отдельном сессионном зале, и путем обмена текстовыми сообщениями через диспетчеров, которые находятся в самих командах.

В случае с таким количеством человек нелегко обеспечить, чтобы каждый эффективно провзаимодействовал друг с другом, и каждая группа со всеми группами. Группы не могут состоять из более чем 6 человек, иначе они все не смогут проработать коммуникацию – вникнуть, спланировать, сделать правильные выводы. Поэтому для 90-та человек мы проводили четыре игры одновременно.

В каждой игре участвовало по четыре команды, в каждой команде был свой тренер, который вел игру, и свой диспетчер, который помогал участникам справляться с возникающими вопросами, вел их по игре и выполнял роль передатчика сообщений.

Перед нами стояли не совсем стандартные задачи – организовать пространство для 90 человек и собрать вместе 16 опытных тренеров. Мы решили первую задачу с помощью двух платформ – Zoom и Miro, и нам удалось собрать опытных тренеров для проведения игры.

В игре участвовали и руководители отделов, поэтому одной из наших задач было сделать так, чтобы руководители не проявляли свою лидерскую позицию, поскольку это мешало бы получить точные инсайты, а не социально желаемую реакцию. Чтоб обеспечить чистоту результатов мы решили предварительно поговорить с руководителями, а также рандомно перемешать игроков, чтобы в каждую команду могли попасть участники разных отделов. Таким образом бэкграунд предыдущих рабочих отношений не мог влиять на проявление коммуникативных навыков участников.

Вся игра длилась два часа, после окончания игры еще час был отведен на фасилитацию.
По ходу сценария игры участники столкнулись с проблемами коммуникативного характера и с проблемами взаимодействия с этой новой, непонятной для них средой. Часть команд справились с этим, некоторые команды проявили позицию сопротивления, с которой пришлось поработать тренерам. Тренеры справились и все команды начали учиться коммуницировать.

Участники учились передавать информацию точно, понятно, структурированно. Они разобрались в принципе отправки коротких и длинных развернутых сообщений, поняли их плюсы и минусы, оценили пользу от постоянного чекапа друг с другом, от ситуации, когда все участники в курсе происходящего, даже если они в какой-то момент не задействованы ни в одном из процессов общего проекта.

Участники осознали, что эффективное взаимодействие – это то, что приводит к успеху. И наоборот.

Игроки также поняли, что если какой-то из участников процесса сталкивается с трудностями и не справляется с текущим заданием, лучшая стратегия для него - не ожидать, пока снизойдет понимание, а обращаться за советом к коллегам.

По сценарию в середине игры произошло событие, которое полностью перевернуло все правила и заставило участников заново перераспределять свои ресурсы и перестраивать коммуникацию. Так нередко бывает в жизни, игра готовит и к таким ситуациям. Участники справились с этим хорошо.

На фасилитации было предложено более 120 идей по улучшению коммуникации в команде. С этими идеями участники пойдут дальше в работу, часть идей будут внедряться в процессы, чтобы конфликтов и недоразумений между подразделениями больше не происходило.

Сотрудники научились ставить себя на место другого, структурированно, правильно и четко коммуницировать. Мы уверены, что с помощью этой игры задачи, выполняемые этими двумя отделами, будут выполняться теперь еще эффективнее, а внутренние конфликты станут мягче или вовсе исчезнут.

Это был для нашей команды очень интересный и необычный проект. Мы получили высокую оценку игры от участников и уверены, что наше сотрудничество с компанией Ozon будет продолжаться и укрепляться.

Сотрудники научились ставить себя на место другого, структурированно, правильно и четко коммуницировать. Мы уверены, что с помощью этой игры задачи, выполняемые этими двумя отделами, будут выполняться теперь еще эффективнее, а внутренние конфликты станут мягче или вовсе исчезнут.

Это был для нашей команды очень интересный и необычный проект. Мы получили высокую оценку игры от участников и уверены, что наше сотрудничество с компанией Ozon будет продолжаться и укрепляться.